Öffentlicher Bereich
Digitale Dokumentation für Kommunen, Landratsämter und Behörden. Klar, sicher, nachvollziehbar.
Perfekt auf Ihre Abläufe abgestimmt.
So dokumentieren
moderne Ämter heute:
Dokumentation ist wichtig, aber oft mühsam.
In Ämtern, Behörden und öffentlichen Einrichtungen werden täglich wichtige Informationen festgehalten, strukturiert und nachgewiesen.
Doch genau das kostet im Alltag oft viel Zeit vor allem dann, wenn Notizen erst handschriftlich gemacht und später digital übertragen werden, Informationen über Papier, E-Mails und einzelne Dateien verstreut sind, oder ein Bericht mehrere Zwischenschritte braucht.
Das muss so nicht sein. Heute geht das deutlich einfacher. Digital, klar und nachvollziehbar und spart allen Beteiligten wertvolle Zeit.
Statt Zettelwirtschaft, Rückfragen und Medienbrüchen:
So dokumentieren moderne Verwaltungen heute
Klare Struktur, klare Nachweise
Ob interne Abläufe oder Zusammenarbeit mit externen Stellen: Alle Beteiligten arbeiten mit denselben, aktuellen Informationen. Verständlich, vollständig und nachvollziehbar.
Digitale Dokumentation in Echtzeit
Informationen, Bilder, Notizen oder Checklisten werden dort erfasst, wo sie entstehen – ganz ohne Papierchaos oder spätere Übertragung.
Weniger manuelle Arbeit, mehr Klarheit
Flindo.App schafft Ordnung: Informationen landen strukturiert an einem Ort statt verstreut in E-Mails, Mappen oder Excel-Tabellen.
Planung, Dokumentation und Auswertung: Alles greift ineinander.
Mit Flindo.App dokumentieren Ämter, Landratsämter und kommunale Einrichtungen digital, effizient und nachvollziehbar. Kontrollen, interne Abläufe und Abstimmungen mit Dritten werden einfacher und es bleibt mehr Zeit für das Wesentliche.
Fünf Schritte. Ein System.
Und jeder Fachbereich nutzt ihn auf seine Weise
Ob Forstamt, Sozialamt, Bauhof oder Bauamt. Mit Flindo.App gestalten Verwaltungen und Kommunen ihre Abläufe digital. Angepasst an die Anforderungen jedes Fachbereichs.: Alles greift ineinander und sorgt für Klarheit, Tempo und Entlastung im Alltag.
Die Struktur bleibt gleich. Der Einsatz ist so individuell wie Ihr Fachbereich.
Schritt 1
Planen & Vorbereiten
Einheitliche individuelle Stammdaten
Alle relevanten Informationen bereitstellen
Aufträge zentral anlegen und planen
Außendienste koordinieren und strukturieren
Einheitliche Datenbasis für die nächsten Schritte schaffen
Schritt 2
Ausführen & Dokumentieren
Kontrollen, Übergaben oder Mängel direkt erfassen
Fotos, Notizen oder Sprachmemos direkt in den Bericht integrieren
Digitale Formulare direkt vor Ort ausfüllen
Alles mit wenigen Klicks mobil erfassen. Auch offline
Digitale Unterschriften
...jeder Fachbereich dokumentiert genau das, was für ihn wichtig ist. Schnell, verständlich und standardisiert.
Schritt 3
Rückmeldung & Kontrolle
Zentrale Übersicht über alle erfassten Vorgänge
Berichte und Nachweise kontrollieren und vervollständigen
Rückmeldungen oder Änderungen direkt einarbeiten
Klarheit und Verlässlichkeit vor der Weitergabe schaffen
Schritt 4
Auswerten & Weitergeben
Berichte digital an Sachbearbeitende weiterleiten
Unterlagen für Amtsgericht, interne Prüfstellen oder Bürger aufbereiten
Kommunikation strukturieren auch zwischen Fachabteilungen
Keine Verzögerungen durch Rückfragen oder fehlende Dokumente
Was vorher auf Papier oder per Mail ging, läuft jetzt geordnet und schnell und landet exakt dort, wo es gebraucht wird.
Schritt 5
Anpassen & Optimieren
Weitere Aufgaben, Nachkontrollen oder Termine anstoßen
Alle Beteiligten bleiben informiert und auf dem neuesten Stand
Neue Aufträge mit Aufgaben zuweisen (basierend auf bestehende Informationen)
Durch die digitale Zeiterfassung haben wir eine erhebliche Zeitersparnis, vor allem eine viel genauere Aufzeichnungen und werden dadurch fair bezahlt.
Die durchgeführten Kontrollen und Berichte gewährleisten einen umfassenden Nachweis, gerade bei Schadensfällen sind wir gegenüber Dritten abgesichert.
Sven Baumann & Florian Klink
Leiter Bauhof Amtzell
Wie verlief die Einführung von Flindo.App in Ihrem Amt?
Die Einführung verlief sehr gut, da Herr Moosmann stets als Ansprechpartner zur Verfügung stand.
Wie haben Ihre Mitarbeiter die Umstellung auf Flindo.App in der Praxis erlebt?
Zu Beginn gab es noch viele Optimierungsvorschläge die auch umgesetzt werden konnten. Mit steigender Routine bei der Anwendung tritt eine deutliche Zeitersparnis gegenüber dem bisherigen Verfahren ein.
Gab es besondere Herausforderungen bei der Umstellung auf Flindo.App und wie wurden diese überwunden?
Eine große Herausforderung war der Umstieg von Handaufschrieben auf die Nutzung der App (auf dem Handy) noch während eines Termins. Hier ist es wichtig die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in diesem Prozess aktiv zu unterstützen.
Jörg Urbaniak
Amtsleiter Sozial- und Inklusionsamt - LANDKREIS RAVENSBURG
Lassen Sie uns sprechen!
In den ersten 15 Minuten finden wir gemeinsam heraus, ob wir wirklich helfen können.
Und wenn ja, nehmen wir uns gerne die Zeit, um mit Ihnen die ideale Lösung für Ihr Unternehmen zu zeigen.
Der Ablauf:
1
15 Minuten Erstgespräch
2
45 Minuten Beratungsgespräch
3
Optional: Langfristige Zusammenarbeit
Senden Sie uns eine kurze E-Mail an julian.moosmann@flindo.app.com und wir vereinbaren mit Ihnen gerne ein Termin zum Erstgespräch!
